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Twice Upon a Time

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Helena Merriam
Volunteer Coordinator
Twice Upon a Time

Heartwood House

404 McArthur Avenue
Ottawa, ON
Canada K1K 1G8

E-mail: volunteers@twiceuponatime.ca
Web: www.twiceuponatime.ca

Vcard: import to my address book

Youth (11-15 years); Children (0-10 years)

Twice Upon a Time is a volunteer run organization that provides free books for children from birth to twelve years old. Our mission is to support early literacy skills and foster a love of reading by making books available in the home. Children who visit any of our locations can choose a book for themselves to keep for free, each time they visit. Our books are received through donation, and are carefully sorted to ensure that the books we give to children are in new or near-new condition. Twice Upon a Time was founded in 2014 by a diverse group of volunteers who are passionate about early literacy and books.

www.twiceuponatime.ca

Volunteer Opportunities

Organization: Twice Upon a Time
Are you passionate about reading, and about making a difference in your local community? Do you love working with others and planning creative projects to share your passions? Are you interested in making connections with other charities in Ottawa to work together to help local kids? Twice Upon a Time is looking for a new President. We are a charitable organization that gives books to children in the Ottawa area to support literacy and encourage a love of reading.
We value the diversity of our clients, community partners, volunteers, and board members. We recognise, respect, and appreciate individual differences, and we welcome your unique contributions to make our Board stronger. While experience with charitable work and/or public speaking are assets for our new president, we also value lived experience and identity as a member of Indigenous, Black and/or People of Colour communities and/or as a Person with Disabilities, or member of other equity groups, and the ability to apply an equity and inclusion lens to services. We are excited to welcome a fresh perspective and an emerging leader, and are a family-friendly organization that offers flexibility and a strong network of support.
The full position description is included below, and you can find out more about Twice Upon a Time:
• On our website http://www.twiceuponatime.ca/
• By listening to this radio interview, “How the volunteer run program Twice Upon a Time is ramping up efforts during the pandemic to give kids free books,” https://www.cbc.ca/listen/live-radio/1-98-in-town-and-out/clip/15791115-how-volunteer-run-program-twice-upon-time-ramping

or
• By watching this TV clip about our program: “Regional Contact: Twice Upon a Time
https://ottawa.ctvnews.ca/features/regional-contact/regional-contact-archive?clipId=1429818&binId=1.4643462&playlistPageNum=1


The President leads the Board of Directors and guides the organisation in meeting the goals and objectives for Twice Upon a Time. The President is a key spokesperson for the organisation and ensures successful operations.
Duties and Responsibilities:
• Lead the Board, in keeping with the organisation’s mission and strategic priorities
• Communicate with the Board (timely, relevant) so they can make decisions
• Chair monthly Board meetings (can also rotate chair duties)
• Call executive meetings (President, VP, Secretary, Treasurer) as needed
• Provide direction for new projects
• Review annual budget and monthly financial statements
• Review draft grant applications and fundraising initiatives
• Act as spokesperson for the organisation, including preparing speeches and interview notes as needed.
• Has a @twiceuponatime.ca email address
• Plan board strategic sessions as needed, with the Vice-President
• Ensure new relationships and partnerships are developed with like-minded organisations
• Ensure governance requirements are met (bylaws, insurance, annual general meeting, memberships and fees)
• Sign partnership agreements / MOUs with other organisations
• Signing authority for banking
• Occasionally issue cheques when Treasurer is away (reimburse volunteers, pay expenses)
• Decide on special event requests outside of existing neighbourhoods served
• Approve spending (book sales, marketing/branding) as a member of the executive team, per the Delegation of Authority Framework
• Conduct succession planning for board and nomination of new board members
• Meet with new / prospective board members

Estimated time commitment: 5-10 hours per month

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Vous avez une passion pour la lecture et souhaitez faire une différence au sein de votre communauté locale ? Vous aimez travailler avec les autres et planifier des projets créatifs qui vous permettent de partager vos passions ? Vous cherchez à créer des liens avec d’autres œuvres de bienfaisance à Ottawa afin de travailler ensemble dans le but d’aider les enfants de la région ? Il était deux fois cherche à combler le poste de président. Nous sommes un organisme de bienfaisance qui donne des livres aux enfants dans la région d’Ottawa afin de soutenir la littératie et encourager l’amour de la lecture.
Nous valorisons la diversité chez nos clients, nos partenaires communautaires, nos bénévoles ainsi qu’auprès des membres du conseil. Nous reconnaissons, respectons et apprécions les différences individuelles et nous saluons votre unique apport qui fortifie notre conseil. Bien qu’une certaine expérience dans le domaine du travail de bienfaisance et une habileté à s’exprimer en public soient des atouts, vous valorisons également l’expérience de vie et l’apport des membres des communautés autochtone, noire ou celles des gens de couleur ou des personnes ayant un handicap, des membres d’un autre groupe visé par l’équité ainsi que des membres qui auront une approche inclusive relativement aux services que nous offrons. Nous sommes heureux d’accueillir une personne qui posera un regard neuf tout en faisant preuve de leadership; nous sommes un organisme orienté vers la famille qui offre flexibilité et soutien à travers un solide réseau.
La description complète du poste est incluse ci-après et vous pouvez vous familiariser davantage avec Il était deux fois :
• Visite de notre site Web Il était deux fois.ca
• Écoute de notre entrevue radiophonique, “How the volunteer run program Twice Upon a Time is ramping up efforts during the pandemic to give kids free books,” https://www.cbc.ca/listen/live-radio/1-98-in-town-and-out/clip/15791115-how-volunteer-run-program-twice-upon-time-ramping
ou
• Visionnement d’un clip télévisé concernant notre programme : “Regional Contact: Twice Upon a Time”.
Description du poste : président
Le rôle de président est de mener le conseil d’administration et guider l’organisation à réaliser les buts et objectifs d’Il était deux fois. Le président ou la présidente est également porte-parole pour l’organisation et veille à son bon fonctionnement https://ottawa.ctvnews.ca/features/regional-contact/regional-contact-archive?clipId=1429818&binId=1.4643462&playlistPageNum=1
Devoirs et responsabilités :
• Mener le conseil à la lumière de la mission de l’organisme et des priorités stratégiques
• Communiquer avec le conseil (en temps opportun et selon la pertinence) afin que ses membres puissent prendre des décisions
• Présider les rencontres mensuelles du conseil (peut aussi alterner les tâches de la présidence)
• Convoquer des rencontres de l’exécutif au besoin (président(e), vice-président
• (e), secrétaire, trésorier (e))
• Orienter les nouveaux projets
• Réviser le budget annuel et les états financiers
• Réviser les ébauches de demandes de subvention et les initiatives de financement
• Agir à titre de porte-parole pour l’organisation, notamment préparer des discours et des notes d’entrevues au besoin
• Posséder une adresse courriel @ilétaitdeuxfois.ca
• Planifier des séances stratégiques du conseil au besoin avec le ou la vice-président (e)
• Veiller à ce que les nouvelles relations et partenariats se fassent avec des organismes ayant les mêmes aspirations
• Veiller à ce que les exigences de la gouvernance soient respectées (les arrêtés municipaux, l’assurance, les rencontres générales annuelles, les abonnements et les frais)
• Signer des ententes de partenariats / protocoles d’entente avec d’autres organisations
• Autoriser la signature de documents bancaires
• Émettre occasionnellement des chèques lorsque la personne responsable de la trésorerie est absente (rembourser les bénévoles, payer des dépenses )
• Prendre des décisions relativement aux demandes d’événements spéciaux en dehors des quartiers actuellement desservis
• Approuver des dépenses (ventes de livres, marketing/marque) à titre de membre de l’équipe exécutive par le biais du Delegation of Authority Framework
• Diriger la planification successorale pour le conseil et la nomination de nouveaux membres du conseil
• Rencontrer les nouveaux membres du conseil ainsi que les membres potentiels

Disponibilité estimée 5 à 10 heures par mois

Location: 404 McArthur Street
Deadline: Sep 30, 2021