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Politique de confidentialité

Bénévoles Ottawa (« BO ») s’engage à protéger votre vie privée. La politique de confidentialité ci-dessous décrit notre façon de collecter, de stocker, d’utiliser et de distribuer les informations que vous nous communiquez. 

ÉNONCÉ :

Bénévoles Ottawa (BO) s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels des donateurs, employés, bénévoles et autres intervenants. Nous accordons une grande valeur à la confiance de tous nos intervenants et reconnaissons que pour maintenir cette confiance, il est nécessaire que nous soyons transparents et responsables dans notre façon de traiter les informations qui sont partagées avec nous. Notre politique est de contrôler la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels conformément à toutes les conditions énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRDE). Tout au long de notre travail, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels. Les personnes qui nous transmettent ces renseignements sont en droit de s'attendre à ce qu'ils soient traités de façon confidentielle. Nos pratiques sont conçues afin d’en fournir les garanties. Le directeur ou la directrice est aussi responsable de la protection de la vie privée. Dans le processus d’association de bénévoles avec des occasions de bénévolat, nous communiquons aux organismes des renseignements relatifs aux bénévoles intéressés par certains postes. L’anonymat est possible sur demande. Nous publions également, avec leur accord, des détails spécifiques et histoires à propos de nos membres et bénévoles.

Qu’est-ce qui est considéré comme des renseignements personnels ?

Les renseignements personnels sont toutes les informations qui peuvent être utilisées pour distinguer, identifier ou contacter un individu, comme son nom, son adresse, sa date de naissance, son adresse courriel ou son numéro de téléphone. Les informations disponibles publiquement, comme un répertoire public avec votre nom, adresse et numéro de téléphone, ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.

Nos pratiques de confidentialité

Les renseignements personnels recueillis par BO demeurent confidentiels. Le personnel de BO n’est autorisé à consulter des renseignements personnels que dans la mesure où il a besoin de les utiliser aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels ne sont recueillis et utilisés qu’à des fins conformes aux activités de BO. BO ne vend, n'échange ou ne commercialise aucun renseignement personnel avec des tiers, à moins d’en avoir reçu l’autorisation spécifique de les communiquer, ou que cette communication soit demandée ou autorisée par la loi. Nous avons aussi adopté des mesures afin de s'assurer que l'intégrité des renseignements est préservée et pour empêcher leur perte ou leur destruction. Nous recueillons et utilisons uniquement des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Nous acceptons les principes de confidentialité tels qu’ils sont définis par la LPRDE.

Responsabilité

Bénévoles Ottawa a nommé le directeur comme responsable de la protection de la vie privée. Les intervenants de BO recevront de l’information sur la façon de contacter le responsable de la protection de la vie privée, pour toute question ou réclamation en matière de vie privée. Si un intervenant n’est pas responsable de la réponse de notre responsable, nous l’informerons qu’il ou elle peut avoir recours à d’autres moyens en vertu des lois applicables sur la protection de la vie privée.

Détermination des fins

Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis par BO sont clairement identifiées, et l’information recueillie se limite à ce qui est raisonnablement nécessaire.

Consentement

L’intéressé doit avoir connaissance et consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels, à moins qu'il ne soit approprié de le faire. La permission peut être faite de manière orale, électronique, écrite ou implicite. Sous réserve des exigences juridiques et contractuelles, les intervenants peuvent refuser de donner leur consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de tout renseignement personnel. À tout moment les intervenants peuvent également retirer leur consentement à toute autre collecte, utilisation ou communication de leurs renseignements personnels, en nous avisant dans un délai raisonnable.

Restrictions quant à la collecte, l'utilisation, la communication et la rétention

Les renseignements personnels sont utilisés par BO uniquement pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. BO protège les renseignements personnels de ses intervenants en prenant des mesures de sécurité raisonnables contre les risques tels que l'accès, la collecte, l'utilisation ou la communication non autorisés. Les mesures de sécurité ont été intégrées dans les pratiques quotidiennes de BO. Les renseignements personnels ne sont pas loués, vendus ni partagés avec des tiers. Dans le cours normal des affaires, ces renseignements peuvent être communiqués aux tiers qui nous fournissent des services pour une tâche spécifique. Nous demandons à ces prestataires d’assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels.

Précision

BO prend les mesures raisonnables pour garantir que les renseignements personnels soient précis, complets et à jour pour les fins auxquelles ils sont utilisés.

Protection

BO a l’obligation de protéger les renseignements personnels des donateurs en prenant des mesures de sécurité raisonnables contre les risques tels que l'accès, la collecte, l'utilisation ou la communication non autorisés. Les mesures de sécurité, telles que des classeurs verrouillés, l’accès restreints et l’utilisation de mots de passe et du cryptage, ont été intégrées dans les pratiques quotidiennes de BO, afin de protéger les renseignements personnels de nos donateurs contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisées.

Transparence

Bénévoles Ottawa met à la disposition des intéressés et du public ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels. La politique de confidentialité de BO concernant le site internet de Bénévoles Ottawa se trouve sur ce même site (voir l’annexe H).

Accès individuel

Sur demande, toute personne a le droit d’être informée de l’existence, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels, et doit y avoir accès. BO encourage toute personne à participer pour garantir l’exactitude et l’intégralité de l’information, et s’efforce de la mettre à jour lorsque nécessaire. Nous fournissons également aux intervenants, à leur demande, un compte rendu de l’utilisation qui a été faite ou est faite de leurs renseignements personnels, et les tiers auxquels ils ont été communiqués.

Possibilités de recours

Le responsable de la vie privée de BO est disponible pour enquêter sur les réclamations et prend les mesures appropriées pour corriger les pratiques et politiques de traitement de l’information si nécessaire. BO dispose de procédures pour recevoir et répondre aux réclamations ou demandes concernant son traitement des renseignements personnels.